Wil je een party of fuif organiseren? Dan zijn er een heleboel zaken waar je rekening mee dient te houden en die je op tijd moet regelen. DJ Olivier uit Antwerpen helpt je graag met een handige lijst van aandachtspunten voor het organiseren van je feestje, netjes gerangschikt op volgorde in de tijd. Een aantal zaken zijn vanzelfsprekend niet van toepassing bij het organiseren van een privé-fuif.
Met een fuif organiseren dien je op tijd te beginnen, en start dus ten laatste ongeveer een half jaar vooraf met de volgende activiteiten:
- Stel een budget op voor je party met alle verwachte uitgaven (vb. zaal, DJ prijs, uitnodigingen, security, etc.), en indien van toepassing ook de te verwachten inkomsten (vb. drank).
- Zoek een geschikte locatie voor je fuif en reserveer deze op basis van een schriftelijk contract.
- Zoek een deejay voor je fuif, maak goede prijsafspraken en boek de DJ zo snel mogelijk. Het zou zonde zijn als je favoriete DJ net voor je neus wordt geboekt door iemand anders. Denk ook aan afspraken over muziek- en lichtinstallatie. Aangezien je op deze site bent terecht gekomen, ligt je DJ keuze hopelijk al erg voor de hand. 🙂
- Als het om een publieke fuif gaat, meld je fuif dan aan bij de bevoegde instanties, zoals bijvoorbeeld een lokale jeugddienst, het cultuurcentrum of diens meer.
- Neem eventueel contact op met bedrijven of publieke instanties om het overig benodigd materiaal voor je fuif te reserveren zoals zaalversiering, verlichting, etc.
Drie tot vier maanden voor je fuif:
- Sluit de nodige verzekeringen af, zoals burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid, een omnium verzekering voor ‘alle risico’s’, een brandverzekering en eventueel een verzekering voor medewerkers of vrijwilligers die helpen bij je fuif. Je kan eventueel ook kiezen voor een evenementenpolis die enkele van voorgenoemde verzekeringen combineert.
- Zoek een goede brouwer voor de benodigde drank, en maak ook afspraken over het gebruik van glazen, tapinstallatie en koelkasten.
- Stel een affiche op om reclame te maken voor je fuif, alsook een ontwerp van je flyers en voorverkoopkaarten. Laat alles door een drukker in veelvoud maken.
- Begin je fuif ook mondeling en via allerlei kanalen te promoten. Afhankelijk van je budget kan je daarbij denken aan radio, krant of (lokale) televisie. Maak gebruik van de kracht van mondelinge reclame.
Een tweetal maanden voor je fuif:
- Start met de verkoop van (voor)verkoopkaarten via medewerkers, vrijwilligers of eventueel ook via een bedrijf dat (online) ticketverkoop kan verzorgen.
- Informeer buren en omgeving over je fuif. Soms is het zelfs slim om je buren ook uit te nodigen, zodat ze de gelegenheid hebben om mee te kunnen genieten van je fuif, of indien ze daar beleefd voor zouden bedanken een heleboel goodwill te creëren. 😉
- Begin concretere afspraken te maken met je DJ of muziekgroep in verband met het plaatsen en testen van muziekinstallatie.
Je fuif komt nu wel erg dichtbij; een maand vooraf:
- Hang je affiches op, maar hou hierbij zeker rekening met de lokale geldende regels en locaties, en begin met het uitdelen van flyers.
- Vraag bij SABAM als organisator van je fuif een billijke vergoeding aan.
- Stel een lijst op met nuttige telefoonnummers, alsook een noodplan in geval van brand, agressie, etc.
- Stel een taakverdeling op voor al je medewerkers en/of vrijwilligers en stem deze af.
Een weekje vooraf;
- Neem nog even contact met je DJ op en de locatie van je fuif om alles waar nodig nog even door te nemen en te bevestigen.
- Zorg alvast voor bewegwijzering naar (de parking voor) je fuif.
- Reken de voorverkoop van alle kaarten af, en reserveer het cash geld eventueel al als wisselgeld voor tijdens je fuif of regel dit met je bank.
De langverwachte dag is eindelijk aangebroken! Vandaag ga je de vruchten plukken van het organiseren van je fuif:
- Richt de fuifzaal in en zet alles klaar.
- Laat de deejay of muziekgroep de benodigde muziek- en lichtinstallatie installeren en testen.
- Zorg voor de kleine benodigdheden zoals drankbonnetjes, stempels, kaas, poetsgrief, touw, enzovoort.
- Maak een inventaris.
- Neem de takenlijst en planning nog eens door met medewerkers en/of vrijwilligers.
- En bovenal: FUIF en geniet! Het fuif organiseren is voorbij.
De dag erna:
- Ruim alles netjes op, en vergeet ook niet om affiches en bewegwijzering weer te verwijderen.
- Check inventaris.
- Breng alle materiaal terug of laat het weer ophalen.
- Betaal alle facturen en bereken alle kosten en eventuele opbrengsten / winst.
- Bedank alle betrokkenen die geholpen hebben om van je fuif een succes te maken!
Interesse in een onvergetelijk dansfeest?
Je bent nog maar 3 eenvoudige en snelle stappen verwijderd van een leuk dansfeest. Wees snel want de agenda loopt snel vol.
Beschikbaarheid
EERSTE STAP: Controleer in de online agenda van Olivier of je gewenste feestdatum nog beschikbaar is.
Budget
TWEEDE STAP: Selecteer een aantal wensen en ontvang meteen een eerste prijsraming in je mailbox.
Budget
DERDE STAP: Plan een persoonlijke kennismaking met Olivier en bespreek alles wat nodig is om met vertrouwen te kunnen beslissen.